一、研發(fā)背景

      中共十八召開以后，中央提出了全面深化改革的戰(zhàn)略部署，部署中明確指出黨政機關(guān)單位應全面推行基礎(chǔ)信息化辦公制度改革，完善基礎(chǔ)信息化建設(shè)。公安部提出了進一步的細化改革政策，在全國范圍內(nèi)開展基礎(chǔ)信息化、警務實戰(zhàn)化、執(zhí)法規(guī)范化、隊伍正規(guī)化等四項改革建設(shè)措施。

公安機關(guān)檔案工作是收錄、保存、管理公安機關(guān)工作信息以及關(guān)鍵信息的重要工作，是公安行政機關(guān)重要的基礎(chǔ)工作之一，科學完善的檔案管理工作是提高公安機關(guān)工作效率以及質(zhì)量的重要基礎(chǔ)。

經(jīng)過調(diào)研，發(fā)現(xiàn)公安機關(guān)檔案工作存在以下問題:

1.缺乏系統(tǒng)性管理。目前公安機關(guān)自存檔案僅對文件警進行分類、登記、錄入、造冊等工作，由于人員緊張、檔案存放困難，無法對檔案進行保存時限、重要程度等更細致的劃分。

2.存在重復儲存的情況。在工作中，在借閱傳閱文件時，留有復印件自用。存在同一份文件多次入檔的情況，導致檔案重復存儲，占用大量時間。

3.缺乏有效的檢索功能。目前所用Excel管理手段，僅能通過文號、標題進行檢索，效率不高。對于時間較長，不清楚文號或標題的檔案，難以檢索。

4.缺少電子檔案。檔案大多為紙質(zhì)文件，沒有掛接電子文檔，容易在借閱時產(chǎn)生污損，影響檔案的完整性。

為解決上述問題，我公司全面應用智能存儲技術(shù)、信息化技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)，推出了創(chuàng)興綜合檔案管理系統(tǒng)（簡稱“檔案管理系統(tǒng)”），對現(xiàn)有檔案進行電子化升級，使檔案管理更加系統(tǒng)化、科學化。以專用檔案管理標簽作為信息存儲媒介并粘貼在檔案袋上，通過系統(tǒng)智能控制檔案柜實現(xiàn)檔案的存放與領(lǐng)取，實現(xiàn)了檔案管理全過程的信息化處理。

此外，根據(jù)保密相關(guān)規(guī)定，建立專門檔案室及電子檔案閱覽室，提升檔案管理水平和檔案利用率。

創(chuàng)興“綜合檔案管理系統(tǒng)”是一套軟硬件結(jié)合的解決方案，系統(tǒng)通過統(tǒng)一標準規(guī)范整個檔案生命周期的流程管理，構(gòu)建了一整套完整的檔案信息資源共享服務平臺。系統(tǒng)支持檔案管理全過程的信息化處理，包括檔案電子信息采集、入庫接收、歸檔、存儲、移交、管理、借閱利用和編研發(fā)布等功能，建立了以信息安全為中心的一站式檔案利用共享平臺，為公安機關(guān)的信息管理決策提供了有力的依據(jù)。

 二、系統(tǒng)構(gòu)成

        1.平臺架構(gòu)

                     

     系統(tǒng)為B/S架構(gòu)，服務器與數(shù)據(jù)庫部署在本地，接入內(nèi)網(wǎng)，本地單位及下屬單位可共同訪問該數(shù)據(jù)庫。采用J2EE體系架構(gòu)、基于SOA的架構(gòu)設(shè)計以及組件化設(shè)計理念，通過組件進行搭建，在此平臺基礎(chǔ)上開發(fā)業(yè)務應用系統(tǒng)，適應軟件架構(gòu)對繼承性、兼容性、擴展性的要求，保證架構(gòu)擴展銜接合理。

        2.系統(tǒng)組成

             

系統(tǒng)管理員設(shè)置好單位部門及用戶權(quán)限，共用網(wǎng)頁版平臺進行入庫、出庫、調(diào)撥、移交、遠程審批等操作，實現(xiàn)檔案信息及出入信息的上傳與共享，形成統(tǒng)一的管理信息平臺，主體解決方案分為軟件平臺、保存保管設(shè)備、電子采集設(shè)備三部分。

 三、系統(tǒng)總體建設(shè)思路和目標

針對公安機關(guān)檔案管理要求，綜合檔案管理系統(tǒng)的總體建設(shè)思路和目標是“四大、兩全”：

      1.大檔案

保證多種業(yè)務來源的檔案都能正確的采集到數(shù)字檔案系統(tǒng)。并依托數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換技術(shù)，將各類型電子文件轉(zhuǎn)換為通用的數(shù)據(jù)格式進行瀏覽和利用。

      2.大集成

通過數(shù)據(jù)集成，形成全單位的檔案資源數(shù)據(jù)倉庫。對所有檔案相關(guān)應用的集成和全面覆蓋，實現(xiàn)流程結(jié)轉(zhuǎn)歸檔自動化、跨級數(shù)據(jù)傳遞。

      3.大平臺

構(gòu)建統(tǒng)一架構(gòu)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，各單位可接入云端在線訪問。在系統(tǒng)架構(gòu)、檔案存儲、檔案安全、檔案應用等層面在云端統(tǒng)一設(shè)計、統(tǒng)一規(guī)劃、集中控制。

      4.大安全

依據(jù)《信息系統(tǒng)安全等級保護基本要求》、BMB17以及BMM20，實現(xiàn)應用及內(nèi)容的安全防護，確保電子檔案的來源可信、管理可信、技術(shù)可信、長期可用。

      5.全管控

通過業(yè)務管控和電子文件管控，確保檔案資源歸檔的完整性以及準確性。

      6.全服務

依靠先進信息化技術(shù)，提供深層次、多渠道的服務手段。面向領(lǐng)導決策層、檔案管理層和普通員工層的服務，實現(xiàn)全員服務。

四、綜合檔案管理系統(tǒng)功能和工作流程

      1.功能模塊

      1.1檔案管理系統(tǒng)

      在檔案管理模塊可以對檔案進行添加、修改、刪除、查詢以及調(diào)閱、歸還、檔案處理等操作，實現(xiàn)了對檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計、查閱等業(yè)務功能。添加檔案時，可以給每個檔案制作一個條碼標簽，將檔案內(nèi)容打印在標簽上并貼在相應檔案的表面。

      1.2檔案采集系統(tǒng)

檔案采集系統(tǒng)主要完成對紙質(zhì)檔案材料的數(shù)字化采集處理功能。系統(tǒng)提供了目錄整理、檔案采集、檔案審核、系統(tǒng)維護四大功能，并利用現(xiàn)化代網(wǎng)絡技術(shù)，實現(xiàn)多人同時對多本檔案，不同材料同時采集功能，是一套高效、快捷的檔案數(shù)字化采集軟件。

      1.3遠程查閱系統(tǒng)

數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)是以組織系統(tǒng)專網(wǎng)為網(wǎng)絡基礎(chǔ)，采用B/S(瀏覽器/服務器)模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實現(xiàn)了本地及遠程查檔、閱檔功能。并采用多種安全加密處理方式，確保系統(tǒng)運行安全可靠。

       1.4操作記錄查詢

      通過系統(tǒng)可輕松查閱檔案所有的出入信息，包括出入時間，借閱人等，實現(xiàn)了檔案流轉(zhuǎn)的可追溯化管理。

       1.5檔案統(tǒng)計分析

系統(tǒng)可以對檔案及其存儲設(shè)備進行統(tǒng)計。根據(jù)檔案的種類、狀態(tài)和檔案的操作進行檔案的統(tǒng)計；對存儲設(shè)備的使用情況和使用率進行統(tǒng)計，統(tǒng)計時生成統(tǒng)計圖并能導出統(tǒng)計列表。

       1.6審批管理

      對于重要、秘密檔案，系統(tǒng)可設(shè)置審批權(quán)限，審批負責人可通過檔案網(wǎng)頁版對相關(guān)檔案的出入庫進行無紙化遠程審批，提高效率。

       1.7檔案管理網(wǎng)絡大平臺

       系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)省市縣三級聯(lián)網(wǎng)，上級部門可通過系統(tǒng)直接查看相關(guān)檔案的保管情況，實現(xiàn)了信息化，規(guī)劃化，透明化的管理。

      1.8基礎(chǔ)信息維護

在系統(tǒng)管理模塊可以添加部門及用戶并設(shè)置用戶的權(quán)限；在系統(tǒng)參數(shù)管理設(shè)置審批、配置關(guān)聯(lián)的硬件參數(shù)。

      2.具體工作流程

      2.1檔案待入庫和入庫管理

       A 登記檔案信息

管理人員在系統(tǒng)登記檔案信息，檔案信息包括檔案名稱、種類、來源、起始頁、結(jié)束頁、備注等。

      B檔案拍照

管理人員將檔案多角度拍照（利用高拍儀即拍即導，或者導入照片或者利用掃描儀對其掃描成電子文件），同時上傳至管理系統(tǒng)。

      C分配存放位置

管理人員按照檔案大小、類型在系統(tǒng)內(nèi)對應的保管室內(nèi)，根據(jù)實際存儲狀況，在此系統(tǒng)示意圖界面內(nèi)選擇合適的保管柜。（黃色表示已使用，綠色表示未使用，紅色表示已滿）  

      D檔案待入庫

     點擊“登記待入庫”，檔案進入待入庫管理模塊。

      E條碼標簽編碼

    系統(tǒng)為每個檔案生成唯一的檔案識別碼和EPC碼（唯一身份證明），通過打印機生成條碼標簽，貼于檔案保管袋上。

      F打印登記表并入庫

將檔案放入存儲設(shè)備后，在待入庫管理模塊選中該檔案確認入庫，系統(tǒng)自動生成檔案登記表并打印。

      2.2檔案調(diào)閱或處理

      A檔案調(diào)閱

    檔案調(diào)閱，管理員辦理調(diào)閱手續(xù)，領(lǐng)導遠程審批同意后，管理員將檔案拿給借閱人，此時檔案狀態(tài)顯示為出庫狀態(tài)。

      B 檔案延期或歸還

指定的調(diào)閱期限到達后，系統(tǒng)在首頁會跳出提示管理人員，此時可對檔案進行延期操作，若借閱人按時歸還檔案，管理員可進行歸還操作。

      C 檔案處理

    可以對檔案進行移交、銷毀等處理。

      2.3系統(tǒng)其他管理

      A查詢與統(tǒng)計

系統(tǒng)具有完善的統(tǒng)計分析模塊，自動生成檔案統(tǒng)計、操作統(tǒng)計等報表。

      B三級聯(lián)網(wǎng)平臺管理

客戶端登記的檔案信息，會在網(wǎng)頁版的聯(lián)網(wǎng)平臺上實時顯示，經(jīng)過授權(quán)的用戶可以實時看到檔案信息（上級部門對下級部門擁有管理和查看權(quán)限），遠程查看遠程管理。

      C檔案監(jiān)控

未按期歸還提醒，以及超期提醒；隨時追溯歷史活動軌跡。

 五、設(shè)計原則和依據(jù)

      1.設(shè)計原則

      為規(guī)范檔案管理工作，根據(jù)《中華人民共和國刑事訴訟法》、《中華人民共和國民事訴訟法》、《中華人民共和國行政訴訟法》和《公安機關(guān)辦理刑事案件程序規(guī)定》的有關(guān)規(guī)定，遵循科學、客觀、及時、準確、安全的原則，本系統(tǒng)遵循以下設(shè)計原則。

      1.1可靠性

      系統(tǒng)具備長期穩(wěn)定工作能力，所選用硬件設(shè)備符合國際質(zhì)量及可靠性標準。軟件對于規(guī)范要求以外的輸入能夠判斷出這個輸入不符合規(guī)范要求，并能有合理的處理方式。

      1.2實用性

      綜合檔案管理系統(tǒng)滿足功能要求，設(shè)計具有實現(xiàn)性，操作方便，維護容易。該系統(tǒng)改變了傳統(tǒng)檔案的管理模式，簡潔方便，管理有序。通過系統(tǒng)的應用，有效提高了相關(guān)部門對檔案歸檔管理的效率、簡化了管理流程、降低了人員的勞動強度，為客戶提供了更為便捷、更為有效的的管理模式。 

      1.3經(jīng)濟性

      在保證先進性、可靠性和易用性的前提下，系統(tǒng)還要有較好的經(jīng)濟性，使整個系統(tǒng)有較高的性能價格比，實用而不夸張，高檔而不奢侈。

      1.4易操作性及易維護性

      系統(tǒng)便于掌握，簡便直觀。保證系統(tǒng)易于擴展、升級。保證系統(tǒng)具有自檢和錯誤報警提示功能；系統(tǒng)各單元故障排除快速簡捷；保證主機和備件的通用性、互換性。

      1.5易擴展性

      軟件、硬件設(shè)計完都留有升級接口和升級空間。擴展方便簡單，提高了工作效率，節(jié)約開支。

      1.6高效性

      按照司法機關(guān)檔案的保全要求，及時、準確、快速地完成數(shù)據(jù)采集工作，并對其進行自動拍照；檔案移交到其它部門，實現(xiàn)檔案信息自動流轉(zhuǎn)，提升檔案管理水平，時時跟蹤檔案的位置。檔案保管員可大大節(jié)省工作時間，極大的提高了工作效率，對調(diào)閱、歸還、移交等狀態(tài)的檔案進行規(guī)范、實時、準確的管理，大大節(jié)省了以往臺帳式管理的時間。

綜上所述：我們設(shè)計的目標是，系統(tǒng)設(shè)備及應用軟件能夠平滑地進行升級及擴充，體現(xiàn)當代高科技成果的結(jié)晶。系統(tǒng)具有強大的控制與管理功能；同時整個系統(tǒng)易于安裝和維護、更換。

      2.設(shè)計標準

      IEC——國際電工委員會標準

      ISO——國際標準化組織

      GB/DL——中華人民共和國國家標準

      《工業(yè)企業(yè)通訊設(shè)計規(guī)范》（GBJ42-81）

      YDB 059-2011 基于標簽識別的應用和業(yè)務需求

      GB/T 25000.1-2010軟件工程 軟件產(chǎn)品質(zhì)量要求和評價

      GB/T 2423-1986 電工電子產(chǎn)品基本環(huán)境試驗規(guī)程(IEC68)

      IEEE802.3以太網(wǎng)規(guī)范

      《信息技術(shù)設(shè)備（包括電氣事務設(shè)備）安全規(guī)范》（GB4943-2001）

      《計算機場地技術(shù)條件》（GB2887—89）

 六、檔案保管室規(guī)劃

      1.檔案室安全保密制度

      1)存放檔案必須有專用庫房，庫房必須安全、牢固，門窗要加固。

      2)建立專門檔案室及電子檔案閱覽室，提升檔案管理水平和檔案利用率。

      3)檔案工作人員和檔案利用人員，都必須認真執(zhí)行《保密法》及有關(guān)保密管理規(guī)定，增強保密觀念，對涉密檔案管理按國家涉密管理規(guī)定執(zhí)行。

      4)檔案庫房內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁將易燃、易爆物品帶入室內(nèi)；保持庫房清潔，要有“十防”措施；經(jīng)常檢查可能發(fā)生的事故隱患，并及時排除。

      5)對接收入庫的檔案，應認真清點、核對，履行交接手續(xù)，并及時入庫。

      6)明確不同密級檔案的使用范圍和借閱辦法并嚴格遵守。

      7)定期檢查檔案的保管情況，做到帳、物相符；對破損或變質(zhì)檔案要及時采取措施進行修補和復制。

      8)檔案管理人員不準利用工作之便摘錄檔案資料，不準在私人通訊、談話中涉及涉密檔案的內(nèi)容，不準任意將案卷帶出檔案庫房。

      9)檔案工作人員在調(diào)離工作前，必須將檔案、資料逐件點交清楚，離職后對所了解的機密情況不得泄漏。

      10)各類檔案一般不予借出。對確需借出的，要嚴格履行借閱審批登記手續(xù)。

      11)如發(fā)現(xiàn)有檔案丟失或泄密情況，必須及時上報，立即追查，嚴肅處理責任者。未經(jīng)允許任何人不得私自銷毀檔案。

      12)為確保檔案的安全，要做到人離檔案館，隨時關(guān)門窗。

      13)節(jié)假日及寒暑假前應重點檢查庫房門窗安全，清點檔案并登記，催還借出檔案，將所有檔案全部歸入庫房。

      2.規(guī)劃闡述

      對檔案室的總體規(guī)劃遵循分區(qū)分類保管的總原則，把檔案室分為檔案受理區(qū)、檔案查閱區(qū)、檔案保管區(qū)。

 

      2.1受理區(qū)

                        

      受理區(qū)是檔案室管理人員辦公區(qū)域，配置為辦公桌椅、臺式電腦、綜合檔案管理系統(tǒng)（包括條碼標簽打印機、翻拍儀、掃描槍等）；作為檔案管理主要區(qū)間，受理區(qū)設(shè)置檔案管理工作臺，布置檔案管理工作站，檔案翻拍儀及信息管理系統(tǒng)對檔案進行日常登記、出入管理。還可根據(jù)工作需要選擇配置打印機、掃描儀等附屬設(shè)備。

      管理員在這里進行檔案基礎(chǔ)信息登記工作。包含條碼標簽分配、打印、拍照，以及存放位置分配等操作。同時，檔案日常調(diào)閱、歸還、檔案處理等流轉(zhuǎn)手續(xù)辦理工作及其它檔案保全保管規(guī)范要求的日常工作，均在管理區(qū)進行。

      另配置檔案消毒柜和檔案暫存柜用于檔案的消毒與暫存。

      2.2查閱區(qū)

      根據(jù)保密相關(guān)規(guī)定，建立專門電子檔案查閱區(qū)，供查閱人員現(xiàn)場查閱電子檔案，根據(jù)本單位檔案室現(xiàn)有規(guī)模與實際要求，查閱區(qū)配置如下：

      B查閱區(qū)：配置查閱桌椅、查閱電腦各2套，供查閱人員現(xiàn)場查閱電子檔案。

                     

      2.3保管區(qū)

                     

      在檔案保管上根據(jù)檔案屬性進行各類檔案的保管存放。檔案保管區(qū)主要分為紙質(zhì)檔案保管區(qū)、電子檔案保管區(qū)。根據(jù)本單位檔案室現(xiàn)有規(guī)模與實際要求，檔案室保管區(qū)分為：

                     

      C保管區(qū)：部署5組6列智能檔案柜（單組尺寸：1000*580*2500mm），共計45立方米。

      D環(huán)境組件：配置除濕機1臺、溫濕度儀2個、電磁驅(qū)蟲器2個、滅火器2個、火災報警器2個，紫外消毒車2臺、空調(diào)2臺、新風機1臺。